eFactura pentru biserică: de ce e obligatorie și cum o gestionezi prin SPV

Pe scurt: De la 1 iulie 2025, sistemul național RO e-Factura a devenit obligatoriu și pentru cultele religioase, ONG-uri și partide politice. Pentru o biserică, obligația practică nu este, de regulă, să emită facturi, ci să poată primi și descărca din SPV facturile electronice emise de furnizori (utilități, tipografii, constructori, firme de sonorizare etc.). Pentru asta ai nevoie de acces în SPV, iar accesul în SPV se face doar cu certificat digital calificat (semnătură electronică).

Ce este, de fapt, e-Factura

RO e-Factura este sistemul electronic prin care toate facturile dintre firme și entități se transmit prin platforma ANAF, nu pe e-mail sau pe hârtie. O factură nu mai este validă fiscal doar pentru că ți-a venit pe e-mail în PDF; ea trebuie să treacă prin sistemul ANAF și să fie preluată din SPV (Spațiul Privat Virtual).

Pentru biserică, asta înseamnă o schimbare importantă:

• Furnizorii tăi (curent, gaz, apă, internet, tipografie, materiale de construcție, echipamente audio-video etc.) sunt obligați să emită factură prin e-Factura.
• Factura oficială pentru contabilitatea bisericii este cea descărcată din SPV, nu PDF-ul primit pe e-mail.
• Dacă nu ai acces în SPV, riști să nu poți justifica corect cheltuielile și să pierzi facturi.

De ce e obligatoriu legal pentru biserici

Cultele religioase și ONG-urile au beneficiat de o perioadă de excepție între 1 iulie 2024 și 30 iunie 2025. Acea excepție a expirat. De la 1 iulie 2025, obligația se aplică integral cultelor religioase, asociațiilor și fundațiilor, precum și partidelor politice.

Concret, pentru o biserică obligația are două componente:

• Dacă desfășoară activitate economică sau este înregistrată în scopuri de TVA (de exemplu vinde cărți, organizează evenimente cu taxă, închiriază spații) trebuie să emită facturile prin e-Factura.
• În toate cazurile, ca destinatar (cumpărător) trebuie să poată primi și prelua facturile din SPV. Aceasta este situația în care se află majoritatea bisericilor: nu emit, dar cumpără.

De ce nu poți ignora pur și simplu: legislația prevede sancțiuni atât pentru neemitere, cât și pentru fluxul incorect al facturilor. În anumite situații poate fi aplicată o sancțiune de până la 15% din valoarea facturii, iar amenzile pentru netransmitere sau întârziere sunt între 1.000 și 10.000 lei, în funcție de mărimea entității. Chiar dacă în practică ANAF a aplicat perioade de grație cu notificări în loc de amenzi, dependența operațională rămâne: fără acces la SPV, biserica nu mai poate aduna facturile de care are nevoie.

Esența pentru biserică: doar descărcare din SPV

Pentru cele mai multe biserici, e-Factura înseamnă, în practică, un singur lucru repetat lunar:

A intra în SPV și a descărca facturile electronice primite de la furnizori, ca să le poată înregistra în contabilitate.

Nu este o operațiune complicată, dar are o condiție tehnică obligatorie: accesul în SPV.

De ce e nevoie de semnătură electronică

Accesul în SPV nu se face cu utilizator și parolă. ANAF permite autentificarea doar pe baza unui certificat digital calificat (semnătură electronică conform eIDAS), din motive de securitate. Asta înseamnă că biserica trebuie să răspundă la o întrebare practică: cine deține certificatul digital și intră în SPV?

Variante: cine deține semnătura electronică

Sunt trei variante reale, fiecare cu avantaje și dezavantaje. Recomandarea depinde de cât de tehnică este echipa bisericii.

Varianta A (recomandată pentru continuitate): casierul sau contabilul deține semnătura

Persoana care oricum se ocupă de bani și de contabilitate (casier, contabil, administrator) obține un certificat digital calificat pe numele ei și este înregistrată ca împuternicit al bisericii în SPV.

• Persoana care descarcă facturile este exact cea care le și folosește, deci fluxul este natural.
• Continuitate: facturile se descarcă lunar, fără să depindă de altcineva.
• Necesită ca acea persoană să fie minim confortabilă cu pașii tehnici, sau instruită o singură dată.

Varianta B: pastorul (reprezentantul legal) deține semnătura

Pastorul, ca reprezentant legal al cultului local, obține certificatul pe numele lui și înregistrează biserica direct, fără act de împuternicire suplimentar (este reprezentantul legal).

• Cea mai curată variantă din punct de vedere juridic: reprezentantul legal are drepturi depline din start.
• Pastorul rareori are timp pentru operațiuni lunare repetitive.
• Risc de blocaj dacă pastorul este plecat, bolnav sau se schimbă.

Combinație optimă A + B: pastorul se înregistrează ca reprezentant legal, apoi împuternicește casierul ca utilizator în SPV. Astfel ai și autoritatea juridică, și operatorul de zi cu zi.

Varianta C: un membru tehnic este împuternicit în relația cu ANAF

Dacă nici pastorul, nici casierul nu sunt confortabili tehnic, biserica poate apela la un membru de încredere care se pricepe (de exemplu un membru care lucrează în IT sau contabilitate, ori care are deja certificat digital pentru firma lui). Acest membru este împuternicit oficial în relația cu ANAF și accesează SPV-ul bisericii pe baza certificatului său digital, descărcând facturile și transmițându-le casierului.

• Rezolvă imediat partea tehnică, fără să încarci pastorul sau casierul.
• Poate ajuta și la instruirea ulterioară a casierului.
• Creează o dependență de o persoană din afara fluxului financiar, deci pe termen lung e bine ca tot casierul să preia.
• Necesită un act de împuternicire corect întocmit (vezi mai jos).

Cum se face concret împuternicirea în SPV

Pentru ca o persoană alta decât reprezentantul legal (casier sau membru tehnic) să poată accesa SPV-ul bisericii, procedura este, în mare:

1. Persoana respectivă obține un certificat digital calificat pe numele ei (pe CNP), de la un furnizor autorizat (de exemplu certSIGN, DigiSign, Trans Sped). Valabilitate uzuală: 1-3 ani. Cost orientativ: aproximativ 30-60 euro pe an.
2. Se întocmește documentul de împuternicire (procură) pentru SPV, conform Ordinului ANAF nr. 1090/2022. Documentul trebuie să precizeze explicit că împuternicirea este generală, pentru toate operațiunile din SPV, și că persoana poate reprezenta biserica în fața ANAF.
3. Se completează și se depune Formularul 150 (Cerere pentru utilizarea unui certificat digital calificat), prin care certificatul persoanei este asociat cu codul fiscal (CUI) al bisericii.
4. Se atașează arhiva ZIP cu documentele care atestă calitatea (actul de împuternicire sau procura, plus documentele bisericii).
5. După aprobare, persoana se poate autentifica în SPV și poate descărca facturile e-Factura ale bisericii.

Detaliu juridic important: pentru un împuternicit (membru tehnic), ANAF cere de regulă ca împuternicirea sau procura să fie întocmită corespunzător (în multe cazuri în formă autentică, notarială), cu mențiunile specifice cerute de Ordinul 1090/2022. Pentru reprezentantul legal (pastorul) nu este nevoie de procură: el dovedește calitatea cu documentele de reprezentare ale cultului local.

Pași practici recomandați pentru o biserică (de la zero)

1. Stabilește persoana (recomandat: casierul; alternativ: membru tehnic împuternicit, plus pastorul ca reprezentant legal).
2. Cumpără certificatul digital calificat pe numele acelei persoane.
3. Pregătește actele bisericii (CUI, documentul de reprezentare a cultului local, eventual procură notarială pentru împuternicit).
4. Depune Formularul 150 și înregistrează entitatea în SPV.
5. Stabilește o rutină lunară: la o dată fixă (de exemplu ziua 5 a lunii), persoana intră în SPV și descarcă toate facturile primite.
6. Arhivează facturile descărcate (XML plus PDF generat) într-un folder pe ani și luni, ca să le ai pentru contabilitate și control.

Întrebări frecvente

Biserica noastră nu emite facturi, doar primește. Tot avem nevoie de SPV?

Da. Furnizorii emit prin e-Factura, iar factura validă este cea din SPV. Fără acces, nu o poți prelua corect.

Putem evita certificatul digital?

Nu pentru accesul direct. Singura alternativă reală este să împuternicești o persoană care deține deja certificat (de exemplu contabilul extern sau un membru tehnic), adică varianta C.

Un singur certificat poate gestiona mai multe operațiuni?

Da. O entitate poate avea mai mulți utilizatori cu drepturi diferite, iar un împuternicit cu drepturi generale poate face toate operațiunile în SPV.

Ce se întâmplă dacă persoana cu semnătură pleacă din biserică?

De aceea recomandăm ca pastorul (reprezentant legal) să fie înregistrat și să poată oricând revoca sau reasigna împuternicirea. Nu lega accesul instituției exclusiv de o persoană din afară.

Concluzie

Pentru o biserică, e-Factura nu trebuie să fie o povară. În majoritatea cazurilor se reduce la a intra în SPV și a descărca facturile lunar. Singura barieră reală este semnătura electronică, iar soluția este simplă: alege cine o deține.

• Cel mai sănătos model: pastorul se înregistrează ca reprezentant legal și împuternicește casierul (care deține certificatul) pentru operațiunile zilnice.
• Dacă echipa nu este tehnică: apelează la un membru de încredere care se pricepe, împuternicit oficial în relația cu ANAF pe baza certificatului său, cu grija de a transfera treptat responsabilitatea către casier.

Notă: termenele și cuantumul sancțiunilor se pot modifica. Înainte de implementare, confirmă pașii și actele necesare cu contabilul bisericii și pe portalul oficial ANAF.